Kassenpflicht und digitale Kassenbons ab 2028. Was Unternehmen jetzt wissen sollten

Die Begriffe Kassenpflicht, Kassenbon-Pflicht, Belegausgabepflicht und digitale Kassenbons werden häufig vermischt. Für Gastronomen, Händler und Dienstleister ist daher nicht immer eindeutig, was bereits heute gilt, was für 2028 geplant ist und ob ein bestehendes Kassensystem ersetzt werden muss.

Dieser Ratgeber trennt geltendes Recht von politischen Planungen und zeigt, welche technischen Eigenschaften ein Kassensystem heute sinnvollerweise mitbringen sollte.

1. Kassenpflicht, Bonpflicht und Belegausgabe unterscheiden

2. Was gilt bereits heute?

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, muss insbesondere die Vorgaben aus § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung beachten. Die laufenden Geschäftsvorfälle müssen vollständig aufgezeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vor unbemerkten Veränderungen geschützt werden.

• Geschäftsvorfälle vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen
• geeignete zertifizierte TSE einsetzen
• Beleg für den Geschäftsvorgang bereitstellen
• relevante Daten und Unterlagen aufbewahren
• vorgesehene Datenexporte bereitstellen können
• Einrichtung und betriebliche Abläufe dokumentieren

Ist die offene Ladenkasse heute noch zulässig?

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine offene Ladenkasse weiterhin verwendet werden. Sie befreit jedoch nicht von steuerlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Je nach Betrieb können tägliche Kassenberichte, Einzelaufzeichnungen und weitere Nachweise erforderlich sein.

3. Was sieht der Entwurf für 2028 vor?

Nach dem im Juli 2026 bekannt gewordenen Gesetzentwurf sollen zwei zentrale Änderungen zum 1. Januar 2028 eingeführt werden:

4. Welche Branchen könnten betroffen sein?

Eine Registrierkassenpflicht wäre besonders für Branchen relevant, in denen viele Zahlungen direkt am Verkaufsort abgewickelt werden.

5. Wie funktionieren digitale Kassenbons?

Der Gesetzentwurf nennt den QR-Code am Kassendisplay als praxisnahe Möglichkeit. Der Kunde scannt den Code und ruft den Beleg ohne geschäftsspezifische App ab.

6. Muss eine bestehende Kasse automatisch ausgetauscht werden?

Nein. Aus dem Entwurf folgt keine automatische Austauschpflicht für jedes bestehende Kassensystem. Ob eine vorhandene Lösung weiter eingesetzt werden kann, hängt vor allem von ihrer technischen Ausstattung und Updatefähigkeit ab.

• Software wird noch gepflegt und erhält Updates
• TSE ist geeignet und korrekt angebunden
• DSFinV-K- und andere notwendige Exporte sind verfügbar
• Papierbelege können zuverlässig ausgegeben werden
• digitale Belegfunktionen sind vorhanden oder nachrüstbar
• Betriebssystem und Hardware werden weiterhin unterstützt
• Hersteller oder Händler bietet erreichbaren Support

7. 15 Warnzeichen für ein veraltetes Kassensystem

1. Das Betriebssystem erhält keine Sicherheitsupdates mehr.
2. Die Kassensoftware wird vom Hersteller nicht mehr gepflegt.
3. Es gibt keinen erreichbaren technischen Support.
4. Die TSE ist nicht angebunden oder funktioniert unzuverlässig.
5. Die Laufzeit oder Einsatzfähigkeit der TSE ist unklar.
6. Ein DSFinV-K-Export ist nicht verfügbar oder wurde nie getestet.
7. Datensicherungen werden nicht regelmäßig erstellt.
8. Eine Wiederherstellung der Sicherung wurde nie geprüft.
9. Bondrucker oder andere Geräte fallen regelmäßig aus.
10. Ersatzteile oder kompatible Treiber sind kaum noch erhältlich.
11. Benutzerrechte lassen sich nicht sinnvoll verwalten.
12. Stornos und Änderungen sind nur schwer nachvollziehbar.
13. Das System ist bei normalen Arbeitsabläufen deutlich zu langsam.
14. Eine digitale Belegausgabe ist nicht vorhanden und nicht nachrüstbar.
15. Neue Anforderungen können nur durch provisorische Lösungen umgesetzt werden.

9. Worauf sollte man beim Kauf eines neuen Kassensystems achten?

10. Typische Fehler bei der Vorbereitung

• nur auf den Kaufpreis statt auf Folgekosten und Support achten
• alte Windows-Versionen und fehlende Treiber unterschätzen
• TSE-Laufzeit und TSE-Anbindung nicht regelmäßig prüfen
• DSFinV-K-Export erst bei einer Prüfung testen
• Backups erstellen, aber niemals eine Wiederherstellung prüfen
• digitale Belege ohne Datenschutzprüfung einführen
• Hardware vorschnell austauschen, obwohl ein Update ausreichen könnte
• auf nicht belegte Aussagen wie „automatisch rechtssicher“ vertrauen

11. Häufige Fragen zur Kassenpflicht 2028

12. Fazit: Bestehende Kasse prüfen, nicht vorschnell austauschen

Die geplante Kassenpflicht ab 2028 und die stärkere Nutzung digitaler Kassenbons sind für Gastronomie, Handel und Dienstleistungsbetriebe relevant. Viele Unternehmen verfügen jedoch bereits über ein elektronisches Kassensystem mit TSE, Belegausgabe und Exportfunktionen.

Entscheidend ist deshalb nicht allein das Alter der Kasse, sondern ob Software, Betriebssystem, TSE, Exporte, Hardware und Support noch zukunftsfähig sind. Ein Austausch sollte auf einer technischen Prüfung und nicht auf pauschalen Aussagen beruhen.